Datenschutzerklärung

Information nach Art. 13 und 14 der EU‑Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) für Nutzer:innen des Personalplaners.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher

Mike Loock (Einzelunternehmer)
Ringstraße 22, 96328 Küps
Mobil: 0162 9674836
E‑Mail: tamilo74@web.de

Datenschutzbeauftragter

Aktuell nicht benannt, da die Schwellen nach § 38 BDSG nicht erreicht sind. Anfragen direkt an den Verantwortlichen oben.

2. Zweck der Verarbeitung

Der Personalplaner dient der Personaleinsatzplanung für die Thomas‑Philipps‑Märkte des Verantwortlichen — insbesondere für Schichteinteilung, Abwesenheitsverwaltung (Urlaub, Krankheit, Berufsschule, Sonstige), Stundenkontoführung und Self‑Service durch die Mitarbeitenden.

3. Datenkategorien

• Stammdaten der Mitarbeiter:innen: Name, Personalnummer, dienstliche Kontaktdaten, Eintrittsdatum
• Vertragsdaten: Wochenstunden, Arbeitstage pro Woche, Jahresurlaubsanspruch
• Schichtdaten: Datum, Beginn, Ende, Pause, Tätigkeitsart, Markt
• Abwesenheitsdaten: Typ, Zeitraum, Status (Krankmeldungen ohne medizinische Details)
• Stundenkonto: Berechneter Saldo, Auszahlungen, Korrekturen
• Anmeldedaten: Benutzername, Passwort‑Hash (bcrypt), Login‑Zeitpunkt
• Technisch erforderlich: Server‑Logs, Session‑Cookies

4. Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Arbeitsvertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (ArbZG, AO, HGB)
• § 26 BDSG — Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der IT‑Sicherheit (Logs, Sitzungsverwaltung)

5. Empfänger

Hetzner Online GmbH

Hosting / Server‑Betrieb. Sitz in Nürnberg, Deutschland. Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.

Steuerberater des Verantwortlichen

Empfang von lohnrelevanten Auszügen (Stundenkonto, Auszahlungen).

Brevo SAS (E‑Mail‑Versand)

Sobald aktiviert, für versandbasierte Benachrichtigungen und Passwort‑Reset. AVV wird vor Aktivierung abgeschlossen.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

6. Speicherdauer

• Stammdaten und lohnrelevante Daten: bis 10 Jahre nach Austritt (§ 257 HGB, § 147 AO)
• Schichtdaten: mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG), bei Lohnrelevanz bis zu 10 Jahre
• Abwesenheiten: bis 10 Jahre (§ 257 HGB)
• Server‑Logs: 90 Tage
• Backups: 30 Tage rollierend
• Session‑Cookies: 14 Tage

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21 DSGVO)

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich jederzeit bei der zuständigen Datenschutz‑Aufsichtsbehörde beschweren. Für Bayern ist dies:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

8. Sicherheit

• Verschlüsselte Datenübertragung per HTTPS (TLS)
• Passwörter ausschließlich als bcrypt‑Hash gespeichert
• Server‑Zugang nur per SSH‑Schlüssel
• Datenbank lokal an den Server gebunden, nicht von außen erreichbar
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung in der Anwendung
• Tägliche Datensicherung mit 30 Tagen Aufbewahrung

9. Automatisierte Einzelentscheidungen

Es findet kein Profiling und keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO statt. Die Anwendung berechnet Stundenkontostände, aber alle Entscheidungen über Schichtzuteilungen, Urlaubsgenehmigungen etc. trifft eine berechtigte Person manuell.

10. Stand und Änderungen

Diese Erklärung wird bei wesentlichen Änderungen an der Verarbeitung oder der Rechtslage aktualisiert.

Stand: 4. Juli 2026